Pro-forma-Rechnung


2015-01-08, dkm

In einem POS-System sind Proformarechnungen nicht vorgesehen und dürfen daher über ein solches System nicht ausgestellte werden. Wenn man sich nicht daran hält, führt das unvermeidbar zur Ordnungswidrigkeit des Systems und kann bei entsprechender steuerlicher Prüfung Zuschätzungen begründen.

Der Ausdruck einer Rechnung in einem POS-System setzt voraus, dass eine Ware geliefert und der Warenbestand um diesen Verkauf (Abgang) berichtigt wird. Im Falle einer Proformarechnug müsste also in einem POS System ein Geschäftsfall vorgetäuscht werden, welcher gar nicht stattgefunden hat, um den Rechnungsausdruck zu bewirken. Daran ändert auch die Rückbuchung der fakturierten Ware nichts. Die Berichtigung einer Rechnung wegen erfolgter Warenrücksendung erfordert einen Nachweis und nicht nur eine Behauptung. Man sollte davon ausgehen, dass das Finanzamt bei jeder stornierten Rechnung bis zum Beweis des Gegenteils ein erfolgtes „schwarzes“ Inkasso unterstellt.

Wer auf die Ordnungsmäßigkeit seines POS-Systems Wert legt, wir daher Proformarechnungen, insoweit solche berechtigter Weise von einer Apotheke überhaupt verlangt werden, nur außerhalb des Systems unter Beachtung der Gepflogenheiten erstellen, wenn sein POS-System über keine vom Warenverkehr abgesonderte Einrichtung zur Erstellung solcher Rechnungen verfügt.

Eine Proformarechnung, welche sich von einer normalen Rechnung meist nur durch die Überschrift unterscheidet, wird bei Im- und Exportgeschäften für steuer- und zollrechtliche Feststellungen, bei Lieferungen und Leistungen gegen Vorauskasse als Grundlage für die Zahlung und anderen geschäftlichen Zwecken ohne formellen Mehrwertsteuerausweis nur erstellt, wenn ein schriftliches Angebot nicht ausreichend ist. Zur Unterstützung wird in der Regel der Zweck der Erstellung zusätzlich vermerkt (z.B. „ for customs purposes only “, „Vorschau auf Originalrechnung“ etc.).

Man sollte nicht vergessen, dass eine Ab- bzw. Durchschrift sowohl von Proformarechnungen als auch von Angeboten der Aufbewahrungspflicht unterliegen !

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