Ordinationsbedarf im POS - System


2015-03-30, dkm

Die Abrechnung und buchmäßige Dokumentation des Ordinationsbedarfs ist ein sensibler Bereich des Rechnungswesens und Controllings in einer Apotheke. Eine ordnungsgemäße Handhabung dieses Geschäftsfalles ist zur Vermeidung steuerlicher Nachteile und strafrechtlicher Konsequenzen unerlässlich.

Die allerbeste und einfachste Handhabung ist die Abgabe des Ordinationsbedarfes Zug um Zug bei Vorlage des diesbezüglichen Rezeptes. Die Erfassung erfolgt hierbei in der Regel wie bei allen anderen Rezepten vorschriftsmäßig und bequem im POS System, womit auch die Zuordnung zu den Krankenkassenerlösen und die ordnungsgemäße Lagerverwaltung gewährleistet ist.

Auf Grund bestehender Gesetze und vertraglicher Vereinbarungen mit den Versicherungsträgern ist eine Apotheke verpflichtet, die Abrechnung des Ordinationsbedarfs zu Lasten einer Krankenkasse gesondert von sonstigen Warenbezügen des Arztes wie im vorhergehenden Absatz beschrieben vorzunehmen. Jede abweichende Vorgangsweise stellt zumindest eine Vertragsverletzung dar. Mit fließendem Übergang zu Betrug oder (und) Steuerhinterziehung.

Wie sieht das in der Praxis aus? In der Regel wird es in nennenswerten Fällen immer vorkommen, dass ein Arzt seinen Ordinationsbedarf zumindest teilweise jeweils bei Bedarf deckt und nur einen Teil auf Lager bestellt. Diesem Wunsch zu entsprechen liegt weit ab jeglicher Vertragsverletzung. Meist wird jedoch vergessen, dass die in diesem Zusammenhang entstehenden „Notizen“ (= Belege, Aufzeichnungen etc.) über Lieferung und Abrechnung der steuerrechtlich bestimmten Aufbewahrungsfrist für die Belege der Buchhaltung unterliegen.

Etwas kritischer muss ein Austausch verschriebener Artikel betrachtet werden. Man könnte sich vorstellen, dass dies bei gleicher Zweckdienlichkeit und Steuer der betreffenden Waren allenfalls vertretbar ist. Andernfalls steht man 'mit einem Fuß im Kriminal'. Die mit den Versicherungsträgern abgeschlossenen Verträge sind so unflexibel, dass auch die Einreichung von Rezepten vor Lieferung bedenklich erscheint, wenn mit dem Arzt die Einrichtung eines „Fremdlagers“ nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

Ein immer noch praktizierter Brauch ist der Umtausch von Ordinationsbedarfsverschreibungen gegen Waren anderer Art, welcher strafrechtlich als Betrug zu qualifizieren ist und seit der Einführung des begünstigten Steuersatzes für Medikamente in der Regel auch zu einer Steuerhinterziehung führt. Es sei dahingestellt, ob dies vom Kunden als „Entgegenkommen“ verlangt oder vom Apotheker als „Werbung“ angeboten wird. Die in manchen Fällen zum Ausdruck kommende kriminelle Energie ist erschreckend.

Seit fast schon 15 Jahren gibt es Warenwirtschaftssysteme für Apotheken. Der Ordinationsbedarf als Sonderform des Warenverkaufs brachte es bis heute zu keiner nennenswerten Berücksichtigung in den einschlägigen Programmen.

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