Finanzbuchhaltung


2009-06-20, Dkfm. Kurt Mayer

Lesen Sie eine kurze Darstellung der theoretischen Grundlagen einer doppelten Buchhaltung. Eine ausführliche Behandlung des Themas "Buchführung" finden Sie in der Internet - Enzyklopädie "Wikipedia".

Das System der doppelten Buchführung.

Die doppelte Buchführung ist ein kommerzielles Dokumentationssystem, welches heute in der ganzen zivilisierten Welt verwendet wird. Sie ist eine nach festen Regeln durchgeführte Datensammlung über die wirtschaftlichen Vorgänge eines Unternehmens. Die Bezeichnung "doppelt" weist darauf hin, dass diese wirtschaftlichen Vorgänge doppelt, d. h. sowohl durch eine Bestands- als auch eine Erfolgsrechnung erfasst werden. Der Zweck dieser Erfassung ist die Feststellung des Reingewinnes oder Reinverlustes eines Unternehmens und der Verwendungsnachweis zugeflossener Mittel. Böse Zungen behaupten, dass Letzteres der Grund sei, weshalb Staat, Land und Gemeinden nicht längst dieses Abrechnungssystem übernommen haben.

Bestandsvergleich

Die Verrechnung der Bestände erfasst deren durch eine Inventur (= körperliche Bestandsaufnahme) festgestellten bzw. bestätigten Anfangsbestände und alle Bestandsveränderungen (= Zugänge und Abgänge) einer Rechnungsperiode (Geschäftsjahr) so, dass daraus das Endreinvermögen (Aktiva abzüglich Passiva oder Besitz abzüglich Schulden) errechnet werden kann. Durch Vergleich des Endreinvermögens mit dem Anfangsreinvermögen erhält man unter Hinzurechnung der privaten Entnahmen und Abrechnung aller privaten Einlagen den Geschäftserfolg. Diese Art der Erfolgsermittlung wird auch "indirekte" Erfolgsermittlung oder "Bestandsvergleich" bezeichnet. Beispiel:


Geschäftsjahr 2001 2002 2003
Anfangsreinvermögen 100.000 60.000 100.000
abzüglich Endreinvermögen 60.000 100.000 95.000
ergibt eine Bestandsveränderung von -40.000 +40.000 -5.000
abzüglich Privateinlagen -10.000 -5.000 -1.000
zuzüglich Privatentnahmen +50.000 +50.000 +60.000
ergibt den Geschäftserfolg (Gewinn / Verlust) 0 -85.000 +54.000

Bei aufmerksamer Betrachtung obiger Tabelle stellt man fest, dass das "Endreinvermögen" einer Rechnungsperiode stets dem "Anfangsreinvermögen" der nächsten Rechnungsperiode  entspricht, wodurch der zwingend vorgeschrieben "Bilanzzusammenhang" zwischen den einzelnen Rechnungsperioden gegeben ist.

Von grundsätzlicher Bedeutung für den Bestandsvergleich ist, dass sich die Feststellung des Endreinvermögens nicht darauf beschränken darf, die sich aus den Aufzeichnungen ergebenden Werte (= Buchwerte) zu übernehmen. Eine körperliche Bestandsaufnahme (= Inventur) und Bewertung der Vermögensbestandteile am Ende eines Geschäftsjahres muss dazu dienen, alle Buchwerte zu bestätigen bzw. zu berichtigen (= Bilanzumbuchungen).

Erfolgsrechnung

Im Gegensatz dazu besteht die Verrechnung der Einzelerfolge in einer chronologisch (= nach Datum) und systematisch (= nach Arten) gegliederten Verbuchung der Erträge und Aufwendungen, deren Gegenüberstellung am Ende der Rechnungsperiode unmittelbar den Erfolg ausweist und daher auch als "direkte" Erfolgsermittlung bezeichnet wird. Sie liefert sozusagen die Begründung bzw. Bestätigung für das Ergebnis des Bestandsvergleiches. Beispiel:


Geschäftsjahr 2001 2002 2003
Summe der Ertragskonten 45.000 110.000 89.000
Summe der Aufwandskonten -45.000 -25.000 -35.000
Geschäftserfolg (Gewinn) 0 +85.000 +54.000

Warum die Differenz der Posten (Aktiva und Passiva) des Bestandsvergleiches gleich hoch als die Differenz der Posten (Aufwand und Ertrag) der Erfolgsrechnung ist (sein muss!), hat seinen Grund darin, dass Geschäftsfälle, welche den Gewinn beeinflussen, sowohl ein Konto der Bestands- als auch der Erfolgsrechnung betreffen.

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Die Bücher der doppelten Buchführung.

Durch die Einführung der elektronischen Datenverarbeitung veränderte sich das Aussehen einer Buchhaltung und die Arbeitsweise. Die historischen Geschäftsbücher wie Grund- oder Vorbuch, Hauptbuch, Neben- oder Bestandsbuch und Hilfsbuch veränderten ihr Aussehen, blieben aber der Substanz nach erhalten. Auch an den Buchungsregeln hat sich nichts geändert.

Ihren ersten großen Wandel erfuhr die Buchhaltung durch die Verwendung von losen Blättern ("Konten") anstelle gebundener Bücher. Die Erfassung der Geschäftsfälle erfolgte zuerst händisch, später dann maschinell auf einzelnen Konten, sodass die Buchhaltung einer Loseblattsammlung glich. Bis zur elektronischen Speicherung war es zwar technisch eine Revolution, vom Buchhaltungssystem her aber nur mehr eine Frage der Gestaltung.

Wie im Kapitel zum System der doppelten Buchhaltung dargestellt, werden zwei verschiedene Kontenarten ("Bücher") benötigt: zur Aufzeichnung und Darstellung der Bestände einerseits und der Erfolge andererseits. Man spricht daher auch von "Bestands-" und "Erfolgskonten", welche dem "Hauptbuch" zugeordnet sind und nach ihrem Inhalt, wie in der Tabelle angezeigt, weiter unterschieden werden können. Ob ein Bestandskonto "aktiv" oder "passiv" oder ein Erfolgskonto ein "Aufwands-" oder "Erfolgskonto" ist, leitet sich von seinem Saldo am Ende des Geschäftsjahres ab. Der Begriff "Saldo" wird im Abschnitt "Buchungsregeln" erläutert.

Die Hilfskonten werden innerhalb (wie z.B. Personenkonten) oder außerhalb (wie z.B. das Lohnkonto) der Buchhaltung geführt. Innerhalb einer Buchhaltung sind sie stets einem (Sammel-)Konto des Hauptbuches zugeordnet und nehmen dessen Buchungsregel an. Wenn ein Hauptbuchkonto als Sammelkonto dient, darf auf ihm keine Buchung vorgenommen werden. Es weist lediglich die Summe der Salden aller zugehörigen Hilfskonten aus.

Kontenarten

H a u p t b u c h
Bestandskonten Erfolgskonten
Aktive B. Passive B. Aufwandskonten Ertragskonten

H i l f s b ü c h e r
Innerhalb der Fibu Ausserhalb der Fibu
Zu jedem Konto des Hauptbuches kann ein "Hilfsbuch" geführt weren. In der Regel sind dies die Kunden- und Lieferantenkonten (Personenkonten) z. B. Lohnkonten, Inventarverzeichnis

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Das Konto.

Das Konto ist die zentrale Datenstruktur in der Buchhaltung. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um eine Tabelle mit beliebig vielen Zeilen und zwei (als Soll = linke und Haben = rechte Seite) bezeichneten Spalten, die Geldbeträge aufnehmen. Eine Vereinfachung stellt die Führung nur einer Spalte dar, wobei die Sollbeträge mit "+" und alle Habenbeträge mit "-" bezeichnet werden können. Zu diesen zwei Spalten oder der einen Spalte kommen in praktischen Anwendungen weitere Hilfsspalten, die Information wie Buchungsdatum, Belegnummer, erläuternden Text usw., aufnehmen.

Ein Konto dient vornehmlich der systematischen Aufzeichnung, während beim Journal (Eingabejournal) die chronologische Aufzeichnung im Vordergrund steht. Letztere stellt in der EDV praktisch ein "Abfallprodukt" der systematischen Aufzeichnung dar.

Wie bereits im vorangegangenen Kapitel beschrieben, wird eine Buhhaltung durch die Hauptbuchkonten, bestehend aus aktiven und passiven Bestandskonten und aus Aufwands- und Ertragskonten (Erfolgskonten) sowie durch die Hilfskonten (Skontren) repräsentiert. Letztere haben die Aufgabe, besonders wichtige Vermögensbestandteile, welche im Hauptbuch nur summarisch erfasst werden, nach Einzelposten aufgegliedert, zu verrechnen. Dazu mag in einzelnen Fällen immer noch das eine oder andere gebundene Buch oder die eine oder andere geführte Liste dienen (z. B. Kassabuch, Inventarverzeichnis usw.). Allerdings muss man feststellen, dass die EDV bereits weit auch in diese Bereiche vorgedrungen ist. So z. B. produzieren elektronische Kassensysteme (POS-Systeme) in den meisten Fällen Tagesberichte, welche die Führung eines Kassabuches unnötig machen können und auch nur Kleinstbetriebe werden heute noch ein handschriftliches Inventarverzeichnis führen.

Aber auch in diesem Zusammenhang kann auf die körperliche Bestandsaufnahme, welche ein POS-System erst glaubwürdig macht, nicht verzeichtet werden, um nur auf die laufende Zälung des ausgewiesenen Geldbestandes und die permanente Invertur hinzuweisen.

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Soll und Haben

Es entspricht der sich aus praktischen Überlegungen ergebenen Tradition, die linke Betragsseite des Kontos mit "Soll" und die rechte Seite mit "Haben" zu bezeichnen. Ebenso könnte man die Worte "Lastschrift" und "Gutschrift" oder eine andere Bezeichnung verwenden . Leider haben sich solche Bezeichnungen letztendlich als irreführend erwiesen und der traditionellen neutralen Bezeichnung zum Durchbruch verholfen. Auch die Wahl der Vorzeichen im Einspaltenverfahren unterliegt keiner Norm. Wesentlich ist lediglich, dass die einmal gewählte Bezeichnung beibehalten wird.

Wir werden uns an die traditionelle und neutrale Bezeichnung "Soll" und "Haben" sowie, hinsichtlich der Vorzeichen, an die durch die Buchung des Geschäftsfalles verursachte Wirkung auf das Vermögen halten. Daher erhalten Sollbeträge das Vorzeichen "+" (= Vermögensvermehrung) und Habenbeträge das Vorzeichen "-" (= Vermögensverminderung), womit wir gleichzeitig die Buchungsregeln für Bestandskonten, bei welchen eine durch den Buchungsfall eintretende Vermehrung des Reinvermgens im Soll (= linke Betragsspalte) und eine Verminderung im Haben (= rechte Betragsspalte) ausgewiesen werden muss, vorweggenommen haben.

Für die Erfolgskonten gilt die umgekehrte Buchungsregel. Demnach erhält der Aufwand das Vorzeichen + (= Soll) und Erträge das Vorzeichen - (= Haben), weil andernfalls alle Beträge in einer Buchhatung verdoppelt würden.


Die Buchungsregeln der doppelten Buchhaltung

Unter "Buchung" versteht man die Dokumentation eines Geschäfts(vor)falls nach den Regeln der doppelten Buchführung. Die Grundregel ist einfach, denn sie besagt nur, dass jeder Buchung mindestenns eine Gegenbuchung gegenüberstehen muss.

Die daraus abgeleiteten Buchungsregeln beziehen sich auf die Kontenarten. Wie bereits dargestellt, unterscheidet man grundsätzlich zwischen Bestands- und Erfolgskonten. Erstere unterteilt man weiter in aktive und passive Bestandskonten, letztere in Aufwands- und Ertragskonten

Bestandskonten.

Als Bestandskonten bezeichnet man Konten welche einen Bestand ausweisen, den man zählen, wiegen oder messen kann und alle Konten, welche man nicht der Erfolgskonten zuordnen kann, wie das Privat-, Kapital- und allfällige Verrechnungskonten. Die Bestandskonten weisen Besitz und Schulden (= Aktiva und Passiva) aus. Ihre Bestände sind durch die am Ende eines Wirtschaftsjahres durchzuführende "körperliche Bestandsaufnahme" (Inventur) zu ermitteln bzw. zu überprüfen.

Zu den aktiven Bestandskonten gehören alle Konten für die einzelnen Aktiva, wie das Kassakonto, Bankkonto (im Falle eines Guthabens), Lieferforderungskonto (auch Kunden-, Buchforderungen- oder Debitorenkonto benannt ) usw.

Zu den passiven Bestandskonten zählen alle Konten für die Passiva (Schulden) wie das Lieferantenkonto (auch Buchschulden- oder Kreditorenkonto genannt), das Bankkonto (im Falle eines Habensaldos*), das Darlehenskonto usw.

*Unter 'Saldo' versteht man die Differenz zwischen der Sollsumme (+) und der Habensumme (-) eines Kontos. Jeder Saldo erhält seinen Namen nach der größeren Betragsseite.

Zu welcher Art ein Bestandskonto gehört, richtet sich nach seinem Saldo. Konten mit einem Sollsaldo werden als aktive, mit einem Habensaldo als passive Bestandskonten bezeichnet.

Die Buchungsregel für Bestandskonten lautet: Im Soll (+) steht jede Buchung, welche zu einer Vermehrung, im Haben (-) jede Buchung, welche zu einer Verminderung des Reinvermögens führt. Hierbei ist es gleichgültig, ob es sich um ein aktives oder passives Bestandskonto handelt. Maßgebend ist ausschließlich die Auswirkung des Geschäftsfalls bzw. der isoliert betrachteten einzelnen Buchungsbeträge auf das Vermögen.

Ein einfaches Beispiel soll dies deutlich machen: Wir entnehmen der Kasse (=aktives Bestandskonto) € 1.000,-- und bezahlen damit eine Schuld (=passives Bestandskonto) in derselben Höhe. Die Entnahme aus dem aktiven Bestandskonto (Kasse) stellt zweifelsfrei eine Verringerung des Vermögens dar und wird daher auf dem Konto im Haben (-) dargestellt. Andererseits verursacht die Zahlung auf dem passiven Bestandskonto (Schuld) eine Erhöhung des Vermögens (durch Verringerung der Schuld), weshalb der Betrag auf diesem Konto im Soll (+) auszuweisen ist.

Aus dem Blickwinkel des Kontos ergibt sich daraus als Folgerung:

Auf den aktiven Bestandskonten wird im Soll (+) der Zugang, im Haben (-) der Abgang (bzw. die Wertminderung) von Vermögenswerten verbucht.

Auf den passiven Bestandskonten wird im Haben (-) der Zugang (Entstehung) im Soll (+) der Abgang (Bezahlung) von Schulden gebucht.

Bilanz
Aktiva Passiva
Aktives Bestandskonto Passives Bestandskonto
Soll Haben Soll Haben
Vermögenszugang Vermögensabgang Vermögenszugang durch
Verringerung der Schulden
Vermögensabgang durch
Erhöhung der Schulden


Als Gedächtnisstütze könnte man die passiven Bestandskonten als das Gegenteil der aktiven Bestandskonten betrachten und daraus die Umkehr der Buchungsregel ableiten.

Man beachte, dass es sich in obigen Fällen stets um eine zweiseitige Bestandsveränderungen handelt. So lange diese Veränderung im gleichen Ausmaß erfogt ist sie erfolgsneutral.

Erfolgskonten.

Erfolge sind Aufwendungen oder Erträge, welche durch einseitige Bestands­veränderungen entstehen.

Beispiel für einen Aufwand: die Bezahlung der Miete verursacht eine Minderung der Reinvermögens durch den Ausgang von Barvermögen (=Verringerung des Kassenbestandes), welcher keine Vermögensvermehrung gegenübersteht. Bleibt man die Miete schuldig, so verringert sich das Vermögen durch die Erhöhung der Schulden. In beiden Fällen führt die Soll-Buchung auf dem Erfolgskonto „Miete“ einseitig zu einer Bestandsveränderung auf einem Bestandskonto, gleichgültig, ob es sich um ein aktives oder passives Bestandskonto handelt.

Beispiel für einen Ertrag: die Zinsengutschrift der Bank verursacht eine Vermehrung des Reinvermögens durch Vergrößerung des Bankguthabens, welchem keine Vermögensminderung gegenübersteht.

Die Buchungsregel für die Erfolgskonten besagt, dass im Soll (+) alle Aufwendungen und im Haben (-) alle Erträge zu  verbuchen sind. Um eine bessere Übersicht zu gewährleisten müssen manche Erfolgskonten geteilt werden, wie etwa Zinsenaufwand und Zinsenertrag, Skontoaufwand (Kundenskonti) und Skontoertrag (Lieferantenskonti), Mietaufwand und Mietertrag usw.

Fasst man die Erfolgskonten als Gegenteil von Bestandskonten auf, kann man die umgekehrte Buchungsregel der Bestandskonten anwenden. So ergibt bei ihnen jeder Aufwand (Soll oder +) eine Minderung und jeder Ertrag (Haben oder -) eine Erhöhung des Reinvermögens.

Ausgehend von der Buchungsregel für Bestandskonten, kann man praktisch jeden Buchungsfall lösen, denn hat man erst erkannt, auf welcher Betragsseite eines Bestandskontos der Buchungsbetrag einzusetzen ist, kommt für das Gegenkonto, gleichgültig ob Bestands- oder Erfolgskonto, nur mehr die umgekehrte Betragsseite in Frage.

Kontenarten und Kontierung

H a u p t b u c h
Bestandskonten Erfolgskonten
Aktive B. Passive B. Aufwandskonten Ertragskonten
Soll Haben Soll Haben Soll Haben Soll Haben
Zugang Abgang Abgang Zugang Aufwand Storno Storno Ertrag
Vermögen + Vermögen - Vermögen + Vermögen - Vermögen - Vermögen + Vermögen - Vermögen +

H i l f s b ü c h e r
Innerhalb der Fibu Ausserhalb der Fibu
Zu jedem Konto des Hauptbuches kann ein "Hilfsbuch" geführt weren. In der Regel sind dies die Kunden- und Lieferantenkonten (Personenkonten) z. B. Lohnkonten, Inventarverzeichnis
Die Kontierung entspricht den Regeln für das Sammelkonto im Hauptbuch. Keine Kontierunhsregeln

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Kontierungsbeispiele

Bestandswirksame Buchungen

1. Rechnungseingang von Lieferant XY, brutto 1200,--, enthaltene Steuer 200,--.

Geschäftsfall 1
Konto Soll Haben Anmerkung
Wareneingang 1.000,00
Vorsteuer 200,00
Lieferant XY 1.200,00


Erfolgswirksame Buchung

2. Barzahlung der Miete, brutto 600,--, enthaltene Steuer 100,--.

Geschäftsfall 3
Konto Soll Haben Anmerkung
Miete 500,00
Vorsteuer 100,00
Kasse 600,00


Bestands- und erfolgswirksame Buchung

3. Banküberweisung an Lieferant XY, brutto 1200,--, abzüglich 3% Skonto.

Geschäftsfall 2
Konto Soll Haben Anmerkung
Lieferant XY 1.200,00
Bank 1.164,00
Skontoerträge 30,00
Vorsteuer 6,00 Skontoentlastung

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Gruppierung der Konten

Durch den Einsatz eines modernen Datenbanksystems ergibt sich die Möglichkeit, jedem zum Sammelkonto erklärten Hauptbuchkonto eine beliebige Anzahl von Hilfskonten zuzuordnen und vom System verwalten zu lassen. So etwa dem Konto "Forderungen an Kunden" alle Kunden (einzelne Personenkonten), dem Konto "Liefer- und Leistungsverbindlichkeiten" alle Lieferer (einzelne Personenkonten), usw. Ja selbst einem Hilfskonto könnte man, wenn es sinnvoll wäre, zwecks weiterer Untergliederung zusätzliche Hilfskonten zuordnen.

Vom System ist in der Regel sichergestellt, dass auf Sammelkonten nicht direkt gebucht werden kann. Sie repräsentieren lediglich den Gesamtsaldo der zugeordneten Konten.

Beispiel einer sinnvollen Gruppierung:

Liefer- und Leistungsverbindlichkeiten

Inland
Lieferer A
Lieferer B
Lieferer C
usw.

EU
Lieferer A
Lieferer B
Lieferer C
usw.

Ausland
Lieferer A
Lieferer B
Lieferer C
usw.

Hier ist das Konto "Liefer- und Leistungsverbindlichkeiten" das Sammelkonto aller drei Sammelkonten "Inland", "EU" und "Ausland".


Die Mehrwertsteuer in der doppelte Buchhaltung.

Jahrzehntelang gab es in der Buchhaltung nur zwei Rechenoperationen; Addition und Subtraktion. Durch die Einführung der Mehrwertsteuer in den meisten Staaten gesellte sich hierzu auch die Multiplikation oder Division zur Ermittlung der aus dem Rechenwerk auszuscheidenden Vor- und Mehrwertsteuer. Die auf den Hauptbuchkonten auszuweisenden Salden sind stets Nettobeträge. Fast alle Buchhaltungsprogramme haben die Behandlung der Vor- und Mehrwertsteuer weitgehend automatisiert.

Es wird empfohlen, die Mehrwertsteuerverrechnung nur auf den Erfolgskonten durchzuführen.

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Buchung nach Beleggruppen

Unter Beleggruppen versteht man Belegsammlungen, welche sich jeweils auf ein bestimmtes Gegenkonto beziehen.

Es wäre durchaus denkbar jedem Buchungsbeleg einfach eine laufende Nummer zuzuweisen und in dieser Reihenfolge abzulegen. In der Praxis hat es sich für den Arbeitsablauf aber als vorteilhaft erwiesen, vor der Buchung die Belege nach bestimmten gleichartigen Geschäftsvorfällen wie etwa Kasse(n), Bank(en), Rechnungen etc. zu ordnen und, wenn sie sich nun schon in dieser Reihefolge befanden, auch abzulegen. Die Anzahl solcher Beleggruppen richtet sich nach den Erfordernissen des jeweiligen Betriebes.

Ein weiterer Vorteil bestand darin, dass die Gegenbuchung in einer Summe erfolgen konnte und somit Platz und Zeit sparte. Die überwiegende Anzahl aller Buchungsvorfälle sind Beleggruppenbuchungen, d. h. Einzelbuchungen mit einer Sammelgegenbuchung. Für die elektronische Buchführung waren diese Argumente wegen der hohen Speicherkosten nur anfangs relevant. Organisatorisch gesehen erweist sich die Bildung von Beleggruppen aber nach wie vor als vorteilhaft.

Jedes gute Buchhaltungssystem verwaltet sowohl eine einheitliche als auch eine Nummerierung nach Beleggruppen. Hierzu ist es notwendig den gewünschten Beleggruppenkonten eine diesbezügliche Eigenschaft zuzuordnen. Die Anzahl der Beleggruppen ist von der Größe und Eigenart des Betriebes abhängig. Es wird sich in der Regel aber mindestens um Konten für die Beleggruppen Kasse(n), Bank(en), Wareneingang, Warenausgang und Umbuchungen handeln.

Bei der Ablage nach Beleggruppen ist bei der Angabe der Belegnummer auch die Nummer des Geggenkontos maßgebend, weil diese in der Regel die Beleggruppenbezeichnung darstellt.

Es erhebt sich die Frage, wie vorzugehen ist, wenn Umbuchungen zwischen zwei Beleggruppenkonten vorzunehmen sind, wie z. B. bei einer Bankbehebung zwecks Einlage in die Kasse. Man hat hier die Möglichkeit, den Beleg in der Beleggruppe des Gegenkontos abzulegen oder, wenn man es komplizierter machen will, eine eigene Beleggruppe für Umbuchungen durch Eröffnung eines Verrechnungskontos mit der Eigenschaft "Beleggruppe" zu erstellen und die Buchungen über diese Beleggruppe abzuwickeln.

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